Sėdėdama prie tvarkingai sutvarkytos knygų lentynos savo biure Barselonoje, Tarptautinės sociologijos asociacijos (ISA) vykdomoji sekretorė Cecilia Delgado-Molina pasakoja apie įsimintiną patirtį, nutikusią kitoje pasaulio pusėje, pirmaisiais metais po to, kai pradėjo eiti šias pareigas.
„Galiausiai mokėjome už tuščias sales. Kadangi žmonės keliavo didelius atstumus, kad galėtų bendrauti gyvai, jie neatvyko į hibridines sesijas, kurias pranešėjai vedė per vietoje esantį ekraną.“
Cecilia turi omenyje 2023 m. Australijoje vykusią hibridinių technologijų konferenciją – ISA eksperimentą siekiant pereiti prie hibridinių technologijų. „Po tos konferencijos mes labiau nei bet kada anksčiau pajutome, kad ISA reikia esminių pokyčių.“
Kelias į priekį buvo bauginantis. ISA buvo įkurta 1949 m., o jos metodai, regis, taip pat tvirtai įsišakniję XX amžiuje. Tačiau 2023 m., vadovaujant prezidentui ir vykdomajam komitetui, ISA pradėjo įsivaizduoti transformaciją, kuri yra skaitmeninė, bet kartu ir kultūrinė. Buvo pripažinta, kad reikia pakeisti kiekvieno mąstymą.
Cecilia yra meksikiečių sociologė, kurios karjera jau seniai susijusi su ISA pasauliniais tyrimų tinklais. Ji vadovauja Asociacijos sekretoriatui – specialiai komandai, įsipareigojusiai remti ISA misiją ir veiklą. Sekretoriatui buvo pavesta įgyvendinti šią skaitmeninės transformacijos viziją, kuri apima: skaitmeniniu būdu sujungtos bendruomenės puoselėjimą, narių paslaugų gerinimą ir ISA pasaulinių tyrimų tinklų rėmimą. Galutinis tikslas – sukurti asociaciją, kurioje taikomos tvarios, į vartotoją orientuotos skaitmeninės strategijos, atspindinčios įsipareigojimą įtraukties, prieinamumo ir pasaulinio bendradarbiavimo srityse.
Pirmasis Sekretoriato žingsnis buvo lemiamas: ISA popieriniai archyvai turėjo išnykti! 2024 m. asociacija sustabdė popierinių dokumentų archyvavimą, o visa nauja medžiaga dabar skelbiama specialiai sukurtame internetiniame narių portale. Po trijų intensyvių migracijos mėnesių šis portalas suteikė nariams lengvesnį narystės atnaujinimą, mokėjimus realiuoju laiku ir skaitmeninius išteklius tiesiai į jų rankas.
Tai buvo gera pradžia, tačiau Cecilia žinojo, kad tikrasis ISA skaitmeninės brandos išbandymas slypi asociacijos narių bendradarbiavimo, mokymosi ir ryšių palaikymo permąstyme.
Kai ISC skaitmeninių kelionių projektas pasiūlė 11 ISC narių atlikti tikslinius skaitmeninės transformacijos mokymus, Cecilia pasinaudojo proga. ISA neatidėliotinas iššūkis buvo sukurti visiškai internetinį simpoziumą 2026 metams. Cecilia žinojo, kad ankstesni eksperimentai, pavyzdžiui, anksčiau minėta hibridinė konferencija, kuri atrodė kaip dviejų pasaulių susidūrimas, nebuvo sėkmingi. ISA nuomone, visiškai internetinis simpoziumas leistų geriau atstovauti pasaulio daugumos regionams.
Konkreti parama, kurios Cecilia ir jos komanda tikėjosi iš kohortos, buvo pasitikėjimo savimi stiprinimas, kad būtų galima ieškoti tinkamų techninių partnerių šiam visiškai internetiniam simpoziumui. Joms reikėjo pagalbos rengiant paraišką teikti pasiūlymus (RfP).
Per tris sesijas su atsidavusiu treneriu ISA ambicijos buvo suformuluotos į pasiūlymų teikimo sutartį, kuri žada labiau sujungtą ir įtraukiantį skaitmeninį susibūrimą. ISA treneris padėjo komandai sudėtingus techninius poreikius paversti aiškiais reikalavimais. Iki 2025 m. birželio mėn. Rf buvo paskelbtas, sulaukiant pasiūlymų iš technologijų partnerių visame pasaulyje.
Žvelgdamas į ateitį, Sekretoriatas 2026 m. internetinį simpoziumą laiko iki šiol reikšmingiausiu ISA žingsniu. Jų vizija yra įtikinamai įtrauki: „Tikimės didesnės įvairovės, ypač iš regionų, kurie paprastai yra nepakankamai atstovaujami. Tai atvers galimybes dalyvauti mokslininkams, kurie negali sau leisti keliauti dėl klimato, išlaidų ar sveikatos problemų.“
Grupinė nuotrauka, kurioje dalyvauja ISA prezidentas Geoffrey Pleyers, ISA vykdomoji sekretorė Cecilia Delgado-Molina, ISA sekretoriato darbuotojai ir vietos savanoriai 5-ajame ISA sociologijos forume Rabate, Maroke (2025 m.). Nuotrauka: © Tarptautinė sociologijos asociacija.
Dirbant su konkurso pasiūlymu, nutiko ir kai kas netikėto. „Iš pradžių manėme, kad tiesiog turime nuspręsti, kurią platformą pasirinkti.“ Sesilija sako. „Tačiau išryškėjo daug didesnis – aiškus, struktūrizuotas įrankių rinkinys, kuris galėtų padėti panašiai organizacijai, susiduriančiai su tokiu pat skaitmeniniu neapibrėžtumu.“
Internetinės konferencijos planavimas
Šiame tinklaraštyje pristatomas nuoseklus vadovas, skirtas padėti mokslo organizacijoms planuoti ir vesti veiksmingas internetines konferencijas. Jame siūlomas praktinis būdas apgalvoti kiekvieną skaitmeninio ar hibridinio renginio organizavimo etapą – nuo tikslo apibrėžimo iki dalyvių įtraukimo ir tolesnio poveikio fiksavimo.
Gautas įrankių rinkinys siūlo aiškų veiksmų planą, kaip organizuoti įtraukius internetinius renginius. Pirma, jame reikia aiškumo: Kodėl rengti konferenciją? Kaip atrodo tikra sėkmė? Toliau atkreipiamas dėmesys į dalyvius, kurie dalyvautų: Kas jie iš tikrųjų? Tai ypač pasakytina apie įvairią pasaulinę auditoriją, nes jų buvimo vieta, kalbos ir kliūtys turi nulemti, kas kuriama.
Tada ateina praktiniai dalykai. Tinkamos platformos pasirinkimas, sesijų formatų, atitinkančių narių poreikius, kūrimas ir apgalvotas erdvių, skirtų tikrajai sąveikai, kūrimas. Cecilia pripažįsta su jai būdingu atvirumu: „Esame sociologai, bet net ir mums reikėjo priminimo, kad tikra sąveika neįvyksta savaime. Reikia sąmoningai sukurti jai sąlygas.“
Svarbus, dažnai nepastebimas žingsnis yra paskutinis įrankių rinkinio ramstis – matavimas ir palikimas. Kas pasiteisino, o kas ne? Kaip pasimokysime ir patobulėsime kitą kartą?
Rezultatas – struktūrizuotas konferencijų planavimo metodas, sukurtas remiantis ISA realybe, kurį gali lengvai pritaikyti kitos mokslo įstaigos visame pasaulyje.
Tačiau bene giliausia pamoka, kurią Cecilia išmoko iš šios kelionės, buvo mintis, kad pokyčiai yra nuolat praktikuojami. Ji skatina savo komandą kiekvieną sprendimą vertinti kaip nedidelį eksperimentą, vadovaujantis tokiais klausimais kaip: Ar tai tinka mūsų nariams? Jei ne, kaip galėtume prisitaikyti? Komanda šį požiūrį ir mąstyseną perkėlė į svetainės pertvarkymo projektą, kuriam šiuo metu renkasi tiekėją. Ji tikisi, kad požiūris į narius kaip pagrindinius įrankių naudotojus taps pagrindiniu principu, integruotu į sprendimų priėmimą.
Sekretoriato kelionė pasikeitė nuo vilties, kad tuščios konferencijų salės bus užpildytos, prie aktyvaus dėmesio sutelkimo į tikrus ISA narių ir bendruomenių, kurioms jie tarnauja, poreikius. ISA toliau plečiant savo skaitmeninę ekosistemą, ji atsineša atnaujintą tikslo jausmą ir pažadą: nė vienas sociologas nebus paliktas nuošalyje.
Paveikslėlis: „Hybrid ISA“ pasaulinis sociologijos kongresas, Melburnas, Australija, 2023 m. Nuotrauka: © Tarptautinė sociologijos asociacija.
Skaitykite daugiau apie mokslo organizacijas skaitmeniniame amžiuje 
Skaitykite daugiau apie mokslo sistemų ateitį 
Skaitykite daugiau apie Mokslo ateities centrą 
Skaitykite daugiau apie žmones prioritetu laikantį požiūrį kuriant skaitmeninius kelius 
Skaitykite daugiau apie įrankį internetinei arba hibridinei konferencijai planuoti 
Skaitykite daugiau apie įrankį, skirtą pagerinti naudotojų patirtį mokslo organizacijoje 